Deze lessen haalde ik uit Diep Werk van Cal Newport

Zojuist klapte ik Diep Werk van Cal Newport dicht. Een zeer praktisch zelfhulpboek dat diepe concentratie en gericht werken promoot.

Voor De Correspondent schrijf ik een serie over zelfverbetering. Vaak gaan die afleveringen over het voorkomen van afleiding. Zo vaak, dat bijna het beeld ontstaat dat we nergens toe in staat zijn als we niet actief bezig zijn met het tegengaan van afleiding. Maar ik zou het niet op die negatieve manier willen zien. Liever denk ik: wie in staat is zich veelvuldig en gericht te concentreren, heeft automatisch op voorsprong op mensen die dat niet kunnen. Terwijl zij op hun smartphone turen, werk jij aan een groot project.

Die gedachte zag ik bevestigd in Diep Werk van Cal Newport. Hij is computerwetenschapper aan de Universiteit van Georgetown en gelooft in het belang van ‘diep werk’. In zijn boek legt hij uit waarom, en hoe je er een concurrentievoordeel mee kunt behalen.

Hij citeert verhalen van mensen die zich lange tijd opsloten om een nieuwe vaardigheid aan te leren (de financieel consultant die programmeur wil worden) of die zich structureel afzonderen en daardoor ongekend productief zijn (de collega-wetenschapper wiens deur altijd dicht is). Hyperbolen, natuurlijk, maar iedereen zal zich herkennen in het beeld dat oppervlakkige werkzaamheden te veel tijd innemen en met weemoed terugdenken aan die weinige maar fantastische keren dat je een staat van flow bereikte.

De bespreking bewaar ik voor mijn column op De Correspondent, maar hieronder volgen mijn notities. Het boek is trouwens vanaf maart 2016 ook in het Nederlands verkrijgbaar.

Lessen uit Diep Werk van Cal Newport

• Definitie van ‘diep werk’: professionele activiteiten die je uitvoert in een staat van afleidingsvrije concentratie waarbij je al je cognitieve vaardigheden optimaal benut. Deze werkzaamheden creëren nieuwe waarde, verbeteren je vaardigheden en zijn moeilijk na te doen.
• De noodzaak van ‘diep werk’: je hebt het nodig om je intellectuele capaciteiten volledig te kunnen benutten.
• Goed idee van Bill Gates: hij trekt zich twee keer per jaar een week terug met boeken in een huisje aan een meer, om na te denken over de grote uitdagingen in zijn leven en in werk. Naar verluidt schreef hij tijdens één van die retraites in 1995 het beroemde ‘Internet Tidal Wave‘ memo. To do: ook zo’n reisje plannen.
• Diep werk wordt steeds zeldzamer door drie trends:
  • de opkomst van ‘network tools’, zoals Slack, die eisen dat je altijd bereikbaar bent;
  • de populariteit van ‘open offices’;
  • de verwachting dat je je profileert op sociale media. Zoals George Packer van The New Yorker schreef: “Twitter is crack for media addicts. It scares me, not because I’m morally superior to it, but because I don’t think I could handle it. I’m afraid I’d end up letting my son go hungry.”
• Oppervlakkig werk: vraagt weinig van je cognitieve vaardigheden. Het zijn vaak logistieke klusjes die je ook kunt uitvoeren als je afgeleid bent. Deze werkzaamheden leveren weinig van waarde op en zijn makkelijk na te doen.
• Omdat network tools in korte tijd omnipotent zijn geworden, is het verrichten van diep werk een daad van verzet geworden. Je moet er echt tijd voor vrij maken.
• Kende ik nog niet: Dev Bootcamp. Een crash course van honderd uur in een week waarbij je web applicaties leert bouwen. Leren programmeren is trouwens heel belangrijk, zou verplicht lesmateriaal op scholen moeten zijn. In plaats van die Steve Jobs-scholen: ‘Giving students iPads or allowing them to film homework assignments on YouTube prepares them for a high-tech economy about as much as playing with Hot Wheels would prepare them to thrive as auto mechanics’.
• Meer concentratie op je werk? Zorg dat je er als eerste bent en doe dan al je belangrijke werk.
• In de huidige economie wordt het steeds belangrijker om ingewikkelde vaardigheden snel onder de knie te krijgen. Zoals het gebruiken van Google Analytics en leren programmeren.
• Nadeel van dit boek: klein publiek. Lijkt vooral geschikt voor programmeurs, schrijvers, markeert, consultants of ondernemers. Niet zozeer voor de gemiddelde kantoormedewerker. Wat is je diepe werk daar?
  • Dit boek is sowieso niet geschikt voor je als altijd bereikbaar zijn juist onderscheidend is in je werk. Bijvoorbeeld om je in sales werkt, of lobbyist of CEO bent. Aan de andere kant overschatten veel mensen hoe belangrijk bereikbaarheid in hun werk is.
• Oké, de kern van het boek: De Diep Werk Hypothese. De vaardigheid om diep werk te kunnen verrichten wordt steeds zeldzamer terwijl het ook steeds waardevoller wordt in onze economie. Als je dus in staat bent diep werk te verrichten, en dat centraal stelt in je werk, ligt succes binnen handbereik.
• Drie tot vier uur per dag, vijf dagen per week, van ongestoorde en zorgvuldige gerichte directe concentratie kan enorm veel waarde opleveren.
• Als je niks produceert, zul je ook geen succes hebben – ongeacht hoe getalenteerd je bent.
• Newport stelt ‘diep werk’ gelijk aan ‘deliberate practice‘. Naar laatstgenoemde is in de jaren negentig veel onderzoek gedaan door K. Anders Ericsson en volgens Newport kun je die conclusies direct op diep werk projecteren.
• Als je diep werk verricht, kun je in relatief weinig tijd veel voor elkaar krijgen. Newport is naar eigen zeggen altijd ’s avonds thuis bij de kinderen, terwijl ook een van de meeste productieve wetenschappers van zijn afdeling op Georgetown is. High-quality Work Produced = (Time Spent) x (Intensity of Focus).
• Sophie Leroy, business professor aan de Universiteit van Minnesota, deed in 2009 onderzoek naar ‘attention residue’. In een experiment liet ze één groep switchen van taak A naar taak B voordat taak A was afgerond. Bij een andere groep hoefde taak B pas opgelost te worden als taak A af was. Conclusie: “people experiencing attention residue after switching tasks are likely to demonstrate poor performance on that next task. The more intense the residue, the worse the performance.”
• Je kunt niet zomaar meer diep werk verrichten, het vereist een actieve keuze en veel planning. Hij noemt dit The Principle of Least Resistance. ‘[The principle] is protected from scrutiny by the metric black hole, supports work cultures that save us from the short-term discomfort of concentration and planning, at the expense of long-term satisfaction and the production of real value’.
• Om toch maar productief te lijken, doen veel mensen het voorkomen alsof ze heel druk zijn. Altijd snel reageren op e-mail en IM, veel vergaderingen bijwonen, continu ideeën delen met collega’s (zonder ze uit te voeren). ‘Busyness as Proxy for Productivity’. Het vereist dus best lef om niet druk te durven overkomen. Voor je het weet denken mensen dat je niet productief bent. Maar zodra de eerste resultaten van je diepe werk zichtbaar worden, is dat negatieve effect natuurlijk weg.
• Belangrijk in deze context, een inzicht van wijlen NYU communicatiewetenschapper Neil Postman. In de vroege jaren negentig signaleerde hij al dat we minder kritisch ten opzichte van technologie worden. We kijken niet meer naar de nadelen van techniek, enkel nog naar de voordelen. Als het high-tech is, móét het wel goed zijn.
• What you focus on, expands. Dus als jij de hele dag met e-mail bezig bent, is dat wat je leven typeert. Met andere woorden: dan ben je de hele dag – en dus je hele leven – met oppervlakkige een vaak onaangename verzoeken bezig. Als je daarentegen flow in je leven centraal stelt, leef je een leven van diepe genoegdoening.
• Lijkt je baan oppervlakkig? Je hoeft geen bijzonder werk te hebben, je hebt alleen een bijzondere aanpak van je werk nodig.

Praktische tips uit Diep Werk van Cal Newport

• Wilskracht is als een spier die je kunt uitputten (Hofmann en Baumeister, 2012). Bedenk dus goed waar je ‘m voor aanwent.
• Concentratie is als een spier die je moet trainen. Durf jezelf te vervelen, bestrijd verveling niet zodra het zich aandient. Want als je dat doet, train je jezelf ook niet om ergens aandachtig mee om te gaan.
• Je kunt de volgende aanpakken hanteren:
  • Lange tijd op retraite gaan en daar geconcentreerd werken
  • In je werkweek dagelijks momenten voor diep werk inroosteren. Gebruik de Don’t Break The Chain-techniek van Jerry Seinfeld.
  • Zodra je een vrij moment bespeurt, deze besteden aan diep werk (deze is het moeilijkst).
• Koester rituelen. Koppel die aan je diep werk. Zoals een vaste plek of vast moment om te werken. Ik zoek altijd een vaste koffietent zonder wifi op.
• Schuw het grote gebaar niet. Zo bestreed JK Rowlings bij het laatste Harry Potter-boek haar writer’s block door voor honderden ponden per dag een schrijfkamer te boeken in dit hotel:

• Door de hoge prijs en prachtige omgeving moest ze wel schrijven. Of neem schrijver Peter Shankman, hij boekte een round-trip business-class trip van de VS naar Tokio om tijdens de vlucht geconcentreerd te kunnen schrijven. Een wat betaalbare variant zou een eersteklastreinreisje tussen Groningen en Maastricht kunnen zijn.
• Voer je diep werk-strategie met deze vier stappen uit:
  • Richt je alleen op het allerbelangrijkste. Stel één duidelijk doel waar je enthousiast voor wordt en laat minder belangrijke dingen sneuvelen om dat grotere doel te kunnen bereiken.
  • Meet je vooruitgang.  Het einddoel is duidelijk, maar hoe kun je tussentijdse vooruitgang meten en daar eventueel je gedrag op aanpassen? Door bijvoorbeeld de diep werk-uren die je per week voor elkaar krijgt bij te houden. Zo zie je of je dichter bij je einddoel komt.
  • Gebruik een goed scorebord. Dit kan ook nog eens een enthousiasmerende werking hebben. Newport houdt per week zijn diep werk-uren op een papiertje naast zijn bureau bij en omcirkelt het uur waarin hij een concreet resultaat behaald (bijvoorbeeld het afronden van een hoofdstuk).
  • Evalueer wekelijks op een vast moment hoe goed het gaat
• Wees buiten je diep werk-uren lekker lui, zo laad je op. E-mail checken na je werk is zinloos. Actie ondernemen naar aanleiding van die e-mails kan toch vaak niet en ondertussen rust je ook niet goed uit. ‘Shut down your work-thinking completely’.
• Eindig de werkdag met een afsluitritueel. Ruim je mail eventueel op, zorg ervoor dat je alle openstaande actiepunten inplant, zodat er geen losse eindjes zijn (attention residue). Plan wat je de volgende dag gaat doen.

When you work, work hard. When you’re done, be done.

• Beperk je internetgebruik tot vaste blokken en houd je daar heilig aan. Doe oppervlakkig werk in vaste blokken en spaar al die oppervlakkige actiepunten op.
• Teddy Roosevelts truc om veel voor elkaar te krijgen was om altijd net iets te weinig tijd in te ruimen voor een klus, zodat hij al zijn concentratie nodig had om die vrijwel onmogelijke deadline toch te halen. Door die druk kreeg vrijwel niks hem uit zijn concentratie.
• Benader sociale media als gereedschappen. Bepaal als volgt of en welke sociale media je wilt gebruiken:
  • Stap 1: schrijf de belangrijkste doelen in je persoonlijk- en professionele leven op. Wees niet te specifiek. Schrijf dus niet op ‘ik wil 2.000 boeken verkopen’, maar ‘ik wil een goede schrijver zijn’.
  • Stap 2: als je dit lijstje grote doelen hebt, schrijf dan per doel drie activiteiten op die je helpen het doel te verwezenlijken. Zorg ervoor dat het niet een eenmalig actiepunt is, maar iets dat terugkeert. Zoals: ‘vaak tijd vrijmaken om aan mijn boek te schrijven’.
  • Stap 3: inventariseer welke sociale media je op dit moment gebruikt. Loop de activiteiten uit stap 2 na en bekijk per sociaal medium wat de 1) negatieve impact en 2) positieve impact is. Of heeft het 3) helemaal geen impact?
  • Blijf alleen de sociale media gebruiken die een grote positieve impact op je activiteiten uit stap 2 hebben. Alvast op Twitter zitten om meer boeken te verkopen slaat bijvoorbeeld nergens op. Je kunt veel beter de afleiding van het medium vermijden en investeren in schrijftijd. Daarmee heb je uiteindelijk een grotere impact.
  • Aandacht is tegenwoordig een ruilmiddel. Iedereen like’t elkaar op Facebook, in de verstandhouding dat je er ook likes voor terugkrijgt. Dit soort aandacht is niets waard. Schuw taken die je dit soort aandacht opleveren en investeer in dingen waarmee je echt het verschil maakt.
  • Leef een leven na werktijd. Doe mooie dingen, in plaats van mindless surfen op Facebook.
  • Beperk je werktijd. Beloof aan jezelf dat je na zessen bijvoorbeeld niet meer werkt. Zo word je al snel genoodzaakt te snoeien in je activiteiten. Snoei vervolgens in het oppervlakkige werk. Probeer minder tijd aan e-mail te besteden, vermijd nutteloze vergaderingen, zeg niet overal ‘ja’ tegen.
    • Als je ergens ‘nee’ tegen zegt, wees dan vaag in je redenen – ‘ik heb al een aantal activiteiten in die periode staan’ en zorg ervoor dat je geen dingen aanbiedt om je schuldgevoel te verlagen, want dan ben je er alsnog veel tijd aan kwijt.
    • Als je weinig werktijd hebt, worden alle activiteiten die je hoofddoel niet dienen een gevaar voor je diepe werk.
  • Verdeel je werkdag in halve uren en plan aan het begin van de dag elk half uur. Zo besteed je je tijd met aandacht.
  • Als je wilt bepalen of iets oppervlakkig werk is, denk dan in eenheden van maanden. Om precies te zijn: hoeveel maanden training zou een afgestudeerd iemand nodig hebben om deze taak aan te leren? Als iets twee maanden training kost, is het waarschijnlijk oppervlakkig werk.
  • Vraag aan je baas hoeveel procent van je tijd je aan oppervlakkig (maar noodzakelijk) werk mag besteden. Dan heb je een doel waar je je aan kunt houden.
  • Voel je vrij mail niet te beantwoorden als deze onduidelijk, oninteressant of onbelangrijk is.

De Engelse versie staat al op Bol.com. De Nederlandse versie is vanaf maart 2016 verkrijgbaar.