Een handleiding voor het ontwikkelen van je “tweede brein”

Op vakantie las ik Building a Second Brain van Tiago Forte: een pleidooi voor het systematisch bijhouden wat je interessant vindt in een “tweede brein”. 

Dat doe ik al een tijdje. Want door je leven vast te leggen, leer je jezelf beter kennen, je werk beter te doen en je mooiste gedachten te bewaren. 

In 2018 schreef ik er een artikel over voor De Correspondent. Daarin citeerde ik schrijver Steven Johnson, die al decennia al zijn ideeën noteert. Het raadplegen van zijn notities, omschrijft Johnson als volgt:

“Het voelt op een grappige manier alsof je met vroegere versies van jezelf brainstormt. Je ziet je vroegere zelf een idee aftasten dat nu – vijf jaar later – volstrekt logisch is. Of, nog beter, je wordt herinnerd aan een idee dat opeens relevant blijkt voor een nieuw project waar je net aan begonnen bent.”

Note to self: Hoe notities maken je leven verrijkt

Omdat de context is veranderd, kan een idee dat aanvankelijk onbelangrijk leek toch een goed idee blijken.

Maar het kost toch veel tijd?

Ja.

En dat is het punt, schreef ik voor De Correspondent:

Systematisch notities maken staat wat mij betreft symbool voor altijd willen blijven leren.

Als we tijd investeren in het vastleggen van onze ideeën, geleerde lessen, voornemens en fouten, groeien we denk ik ook als mens.

Als we de tijd nemen om notities te maken en deze te raadplegen, nemen we tijd voor reflectie. Zo krijgen we meer inzicht in wat we in ons leven belangrijk vinden.

Note to self: Hoe notities maken je leven verrijkt

Tiago Forte tilt notities maken naar een heel ander niveau.

En hij weet alles heel helder en toegankelijk te verwoorden. Ik kreeg zoveel energie van Building a Second Brain en wil heel graag mijn notitiesysteem naar aanleiding van zijn inzichten aanscherpen.

Daarom vind je in dit artikel mijn, jawel, notities uit Building a Second Brain.

Ik het het opgeschreven als een handleiding voor mezelf om het boek te implementeren. Hopelijk heb jij er ook iets aan. Alle vetgedrukte en onderstreepte benadrukking is op mijn conto.

Waarom hebben we een tweede brein nodig?

Forte beschrijft mooi hoe een tweede brein ervoor zorgt dat je informatie op een persoonlijke en tijdloze manier benadert. Een tweede brein…

  • … maakt onze ideeën concreet;
  • … laat nieuwe verbindingen tussen losse ideeën zien;
  • … is een broedkamer van nieuwe ideeën;
  • … scherpt onze unieke perspectieven aan.

Zoals wel meer auteurs betoogt Forte dat creatief werk vrijwel altijd een remix is van andermans ideeën en uitingen.

Dus als je creatief werk wilt maken, maar het komt maar niet van de grond, dan heb je nog te weinig gelezen, gekeken en beluisterd.

Forte citeert filmmaker Sebastian Junger die daarom niet in een writer’s block gelooft: 

“It’s not that I’m blocked. It’s that I don’t have enough research to write with power and knowledge about that topic. It always means, not that I can’t find the right words, but rather that I don’t have the ammunition.”

Tiago Forte – Building a Second Brain

Je tweede brein is een vat voor dit soort ‘munitie’.

Iedereen heeft een systeem om informatie en indrukken te verwerken tot nieuw origineel werk:

“Think about your favorite athlete, musician, or actor. Behind the scenes of their public persona, there is a process they follow for regularly turning new ideas into creative output.

Tiago Forte – Building a Second Brain

De twee belangrijkste inzichten die ik opdeed over een tweede brein

1. Richt je bij notities maken niet op ‘archiveren’ maar op ‘actie’

Ik organiseerde mijn notities altijd met als ‘archiveren’ als doel. Gevolg: een overvol en overweldigend archief. Forte zegt: organiseer voor ‘actie’: 

“Organizing for action gives you a sense of tremendous clarity, because you know that everything you’re keeping actually has a purpose. You know that it aligns with your goals and priorities. Instead of organizing being an obstacle to your productivity, it becomes a contributor to it.”

Tiago Forte – Building a Second Brain

2. Je ‘neemt’ geen notities, je ‘geeft’ notities

Zet er altijd bij waarom je het belangrijk vond. Omschrijf waarom het je aandacht greep. Als een cadeau aan je toekomstige zelf:

“Your notes will be useless if you can’t decipher them in the future, or if they’re so long that you don’t even try. Think of yourself not just as a taker of notes, but as a giver of notes – you are giving your future self the gift of knowledge that is easy to find and understand

Tiago Forte – Building a Second Brain

Aan de slag: informatie verwerken volgens de vier-stappen-methode ‘CODE’

Forte is van de acroniemen. Met het volgende ezelsbruggetje vat hij de tweede-brein-methode samen:

  1. Capture – keep what resonates
  2. Organize – save for actionability
  3. Distill – find the essence
  4. Express – show your work

Tweede brein stap 1: Capture

Lees vooral het hele boek als je met een tweede brein aan de slag wilt, maar hier alvast als voorproefje de tips die me opvielen in het Capture-hoofdstuk:

Welke vragen wil je voor jezelf beantwoorden?

Nobelprijs-winnaar Richard Feynman had altijd een lijstje met open vragen boven zijn bureau hangen. Zo wist Feynman waar hij tijdens het lezen op wilde letten. Journalistiek professor Jay Rosen heeft een vergelijkbaar lijstje op zijn blog.

Vragen (groot en klein) waar ik bijvoorbeeld over nadenk:

  • Hoe leid je een waardevol leven?
  • Hoe kan ik mijn verbeelding omzetten in realiteit?
  • Wat is een lekker POM-onderwerp?
  • Wie is een interessante gast voor Jonge Jaren?
  • Wat is mijn persoonlijke definitie van succes?

Wees nauwkeurig als je notities neemt

“Don’t save entire chapters of a book – save only select passages. Don’t save complete transcripts of interviews – save a few of the best quotes. Don’t save entire websites – save a few screenshots of the sections that are most interesting. The best curators are picky about what they allow into their collections, and you should be too. With a notes app, you can always save links back to the original content of you need to review your sources or want to dive deeper into the details in the future.”

Tiago Forte – Building a Second Brain

Als je het al wist, verrast het je niet

The renowned information theorist Claude Shannon, whose discoveries paved the way for modern technology, had a simple definition for “information”: that which surprises you. If you’re not surprised, then you already knew it at some level, so why take note of it? Surprise is an excellent barometer for information that doesn’t fit neatly into our existing understanding, which means it has the potential to change how we think.”

Tiago Forte – Building a Second Brain

Luister bij het opslaan naar je intuïtie

Als je iets wilt opslaan, luister dan goed naar je intuïtie; hoe vaker je dat doet, hoe sterker deze wordt.

If you ignore that inner voice of intuition, over time it will slowly quiet down and fade away. If you practice listening to what its telling you, the inner voice will go stronger. You’ll start to hear it in all kinds of situations. It will guide you in what choices to make and which opportunities to pursue. It will warn you away from people and situations that aren’t right for you. It will speak up and take a stand for your convictions even when you’re afraid.

Tiago Forte – Building a Second Brain

Dat laatste is belangrijk: als je je intuïtie ontwikkelt, wordt deze ook niet overschaduwd door bijvoorbeeld een dominante collega die hun intuïtie de hele tijd luid uitspreekt (we kennen er allemaal wel zo eentje). Train je intuïtie!

Tweede brein stap 2: Organize

Lees vooral het hele boek als je met een tweede brein aan de slag wilt, maar hier alvast als voorproefje de tips die me opvielen in het Organize-hoofdstuk.

Mijn notitiesysteem bestond uit een grote hoeveelheid losse mappen. Dat kwam omdat ik vanuit ‘archiveren’ in plaats van ‘actie’ dacht.

Forte doet het anders: in plaats van dat je ideeën organiseert volgens de logica waar ze vandaan komen, kun je ze beter organiseren volgens de logica waar ze heen gaan:

Specifically, the outcomes that they can help you realize. The true test of whether a piece of knowledge is valuable is not whether it is perfectly organized and neatly labeled, but whether it can have an impact on someone or something that matters to you.

Tiago Forte – Building a Second Brain

Dat doe je met het mappen-systeem PARA

Deze mapstructuur kun je aanhouden voor je notities:

  1. Projects – kortetermijndingen waar je nu aan werkt
  2. Areas – langetermijn-verantwoordelijkheden
  3. Resources – onderwerpen en interesses die later misschien van pas komen
  4. Archives – inactieve items uit de vorige drie categorieën. Zoals een afgerond project

Deze indeling kun je in alle systemen gebruiken die onderdeel zijn van je tweede brein: zoals verschillende notitie-apps en je todo-app. Dat is echt een groot voordeel.

Voorbeeld van het onderscheid tussen ‘Projects’ en ‘Areas’:

ProjectArea
Ren een halve marathonGezondheid
Publiceer een blogpostSchrijven
Zet een persoonlijk geldsysteem opFinanciën
Schrijf een ondernemingsplanJe start-up
Licht bewerkt voorbeeld uit Building a Second Brain

Heb je een bedrijf of werk je bij meerdere organisaties? Gebruik dan bij Areas een prefix voor je bedrijf. Mijn bedrijf heet Pfauth.com, dus ik zet voor elke Area ‘PF’:

  • PF – Financiële administratie
  • PF – Toekomstige projecten
  • PF – Contracten

Als je een notitie gaat opslaan, kun je de volgende checklist gebruiken:

  1. Voor welk project is deze notitie het nuttigst?
  2. Niet van toepassing? Dan: in welke area is deze notitie het nuttigst?
  3. Niet van toepassing? Dan: bij welke Resource hoort deze notitie?
  4. Niet van toepassing? Dan: zet het in de Archieven.

Ik kom bijna in de verleiding om al mijn notities in Evernote weer naar de inbox te verplaatsen en deze checklist per notitie te doorlopen. Een monsterklus, maar ik ga er vast ook nieuwe verbindingen door zien en oude juweeltjes ontdekken.

Aan de slag: maak een lijst van je actieve projecten voor je tweede brein

Superleuke opdracht om het bouwen van je tweede brein mee aan te vangen: maak een lijst van je actieve projecten.

  • Begin met de vraag: “Aan welke projecten wil ik op dit moment verder werken?”
  • Maak een nieuwe map voor elk project
  • Deze vragen kunnen je erbij helpen om alle projecten naar boven te krijgen:
    • Waar pieker je over? Waar maak je je zorgen om en moet je echt eens goed op papier krijgen? Wat moet er gebeuren bij belangrijke dingen die nu vastzitten om weer vooruit te komen?
    • Wat staat er in je agenda? Welke opvolgpunten en voorbereidingen zijn nodig?
    • Wat staat er op je actielijst? Welke van je actiepunten zijn onderdeel van een groter project dat je nog niet helder hebt?
    • Wat staat er open op je scherm? Kijk naar je desktop, downloads-map, documenten-map, favorieten, emails en open browsertabjes.

Tweede brein stap 3: Distill

Lees vooral het hele boek als je met een tweede brein aan de slag wilt, maar hier alvast als voorproefje de tips die me opvielen in het Distill-hoofdstuk.

Vind de essentie met ‘progressive summarization’

Zo distilleer je notities:

  • Maak een selectie uit de bron die je interessant vindt. Niet het hele boek in je notitiesysteem zetten, maar max twintig procent van de inhoud in highlights
  • Laag 1: je hebt selectie uit je bronmateriaal gemaakt en er een link naar de oorspronkelijke bron bijgezet
  • Laag 2: maak de belangrijkste punten uit je notitie vetgedrukt (dit is het type klusje dat Tiago doet als hij weinig energie heeft voor moeilijker werk)
  • Laag 3: highlight nu binnen de vetgedrukte tekst de belangrijkste en meest verrassende punten.

Bij belangrijke notities waar je vaak naar terugkeert – ‘een hoeksteen in je denken’, noemt Tiago dat – kun je bovenaan ook nog een korte samenvatting in je eigen woorden zetten.

Hoogtepunten aanbrengen in plaats van informatie verwijderen: met bovenstaande techniek maak je een plattegrond van wat er belangrijk is, zonder informatie te hoeven verwijderen. De context van je belangrijkste punten blijft zichtbaar. Daarnaast kun je altijd je highlights makkelijk aanpassen, je hebt immers niets van het bronmateriaal weggegooid.

Ik vind dit echt een fijne techniek omdat je niet eindeloos bezig bent met ingewikkelde indeelmethoden:

Progressive summarization helps you focus on the content and the presentation of your notes, instead of spending too much time on labeling, tagging, linking, or other advanced features offered by many information management tools. It gives you a practical, easy thing to do that adds value even when you don’t have the energy for more challenging tasks.

Tiago Forte – Building a Second Brain

Afstoffen oude mappen

Tiago noemt ook een voorbeeld van een mapje dat hij had over het aannemen van mensen. Dat had hij gemaakt tijdens een baan die hij had en jaren later had hij er als ondernemer bij het aannemen van zijn eerste medewerker weer profijt van:

I was finally ready to hire my first employee. I remember the feeling of anxiety as I prepared to take on this major financial commitment, not to mention the responsibility of managing a direct report. Luckily I had a handful of highly actionable notes saved in a resource folder called “Hiring”. To get started, I moved the entire folder from resources to projects. Then I spent about thirty minutes to review the notes it contained and highlight the most relevant takeaways. Those highlights were the starting point for the hiring process I ended up using for my own business.

Tiago Forte – Building a Second Brain

Echt geweldig hoe je voort kan bouwen op eerder opgedane kennis!

Ik ga dit ook eens doen met de transcripten van alle interviews van Jonge Jaren. Eerst de meest interessante passages opslaan, dan vet drukken en dan highlighten. Die notities kunnen als basis dienen voor sociale media-posts en wellicht ooit een mooi Jonge Jaren-boek.

Denk altijd aan je toekomstige zelf als je kennis destilleert

Het doel van je notities destilleren: maak het makkelijker om in de toekomst je notities te vinden en mee te werken.

Hoe beter je destilleert, hoe sneller je informatie later vindt

Forte laat met aanstekende voorbeelden zien wat je aan een tweede brein hebt. Dit lijkt me ideaal voor tijdens een podcastopname:

I was once on a panel when one of the speakers mentioned this term. Within the ten seconds before it was my turn to respond, I was able to run a search, look up this note on my tablet (where all my notes are synchronized), and speak confidently on the subject as if I had known it all along.

Tiago Forte – Building a Second Brain

Ander voorbeeld: als je een artikel of boek wilt schrijven, moet je research af zijn. Dan kan je met het schrijfproces heerlijk uit de startblokken komen:

As Sönke Ahrens observes in his book How to Take Smart Notes, this is the fundamental paradox at the heart of writing: you have to do the research before you know what you will write about. In his words: “We have to read with a pen in hand, develop ideas on paper and build up an ever-growing pool of externalised thoughts. We will not be guided by a blindly made-up plan picked from our unreliable brains, but by our interest, curiosity and intuition, which is formed and informed by the actual work of reading, thinking, discussing, writing and developing ideas – and is something that continuously grows and reflects our knowledge and understanding externally.”

Tiago Forte – Building a Second Brain

Dat proces van ‘divergeren’ (een wijd net uitgooien bij het onderzoek doen) en ‘convergeren’ (keuzes maken en deze uitwerken in een nieuw product) zie je ook in dit schema uit Forte’s boek terug:

Bron: Tiago Forte – Building a Second Brain

Bovenstaand schema is handig om de stappen in je eigen werk te herkennen. En dan met name het overgangsmoment van ‘divergeren’ naar ‘convergeren’.

Tweede brein stap 4: Express

Lees vooral het hele boek als je met een tweede brein aan de slag wilt, maar hier alvast als voorproefje de tips die me opvielen in het Express-hoofdstuk.

Zie je notities als bouwstenen van je tweede brein

Als je wat er in je hoofd gebeurt niet ergens opslaat, vergeet je die kennis op den duur. Kenniswerkers zijn gericht op het opleveren van een eindproduct en daardoor gaat er informatie verloren:

There is a flaw in focusing only on the final results: all the intermediate work – the notes, the drafts, the outlines, the feedback – tends to be underappreciated and undervalued. The precious attention we invested in producing that in-between work gets thrown away, never to be used again. Because we manage most of our “work-in-process” in our head, as soon as we finish the project and step away from our desks, all that valuable knowledge we worked so hard to acquire dissolves from our memory like a sandcastle washed away by the ocean waves.

Tiago Forte – Building a Second Brain

Zie je notities als bouwstenen. Forte moedigt de lezer aan niet alleen in eindproducten te denken maar ook in “Intermediate Packets”:

Intermediate Packets are the concrete, individual building blocks that make up your work. For example, a set of notes from a team meeting, a list of relevant research findings, [..] a slide deck analyzing the market.

Tiago Forte – Building a Second Brain

Als je je bouwstenen goed opslaat, kun je ze gebruiken voor toekomstig werk. Hij onderscheidt vijf types:

  1. Gedestilleerde notities
  2. Restmateriaal: uit het eindproduct geschrapte informatie die in de toekomst nog wel relevant kan zijn
  3. Werk-in-uitvoering: documenten, grafieken en plannen uit oude projecten
  4. Eindproducten: die kun je in de toekomst weer aanpassen
  5. Documenten van anderen: die je eens ontvangen hebt van een consultant of klant.

Restmateriaal: durven schrappen omdat je weet dat je het bewaart in je tweede brein

Je durft als creatief veel meer te schrappen als je weet dat je het bewaart voor later. Als ik een column voor NRC schrijf, verwijder ik zoveel zijpaadjes. Wat als ik die opsla in Evernote en gebruik als bouwstenen voor nieuwe columns of blogposts?

Je hebt altijd wel even tijd om aan een bouwsteen te werken

Als je in bouwstenen denkt, boek je sneller resultaat:

Instead of waiting until you have multiple uninterrupted hours – which, let’s face it, is rare and getting rarer – you can look at how many minutes you have free and choose to work on an IP that you can get done within that time, even if it’s tiny. Big projects and goals become less intimidating because you can just keep breaking them down into smaller and smaller pieces, until they fit right into the gaps in your day.

Tiago Forte – Building a Second Brain

Dit sluit ook mooi aan bij Tim Urbans (Wait But Why) bakstenen-theorie.

Zo kun je grote en intimiderende projecten behapbaar maken:

If you want to write a book, you could dial down the scope and write a series of online articles outlining your main ideas. If you don’t have the time for that, you could dial it down even further and start with a social media post explaining the essence of your message.

Tiago Forte – Building a Second Brain

Wat kun je omzetten in bouwstenen?

Forte heeft een handige lijst in zijn boek staan van vaak terugkerende informatie die je kunt vatten in bouwstenen. Zoals:

  • Vragen op antwoorden die je vaak per mail krijgt
  • Berichten die je op sociale media hebt gedeeld
  • Highlights uit boeken en artikelen

Deze kun je uitwerken en verbeteren tot ze een goede bouwsteen zijn geworden.

Dit vind ik echt een empowering citaat:

I remember the first time someone referred to what I do as “your work.” It dawned on me that I had a body of work that stood on its own, that had an identity distinct from mine. This is a turning point in the life of any creative professionalwhen you begin to think of “your work” as something separate from yourself.

Reframing your productivity in terms of Intermediate Packets is a major step toward this turning point. Instead of thinking of your job in terms of tasks, which always require you to be there, personally, doing everything yourself, you will start to think in terms of assets and building blocks that you can assemble.

Tiago Forte – Building a Second Brain

Forte vergelijkt het structureel vastleggen van je kennis met de succesvolle rente-op-rente-investeringsstrategie:

[..] I want you to treat your attention as an asset that gets invested and produces a return, which in turn can be reinvested back into other ventures. This is how you can ensure your knowledge grows and compounds over time like a high-yield asset. Like investing a small amount in the stock market every month, your investments of attention can likewise compound as your knowledge grows and your ideas connect and build on each other.

Tiago Forte – Building a Second Brain

Aan de slag: kickstart een project met je tweede brein

Forte daagt de lezer uit een project te kiezen en daar zijn methode uit te proberen. Bijvoorbeeld voor een boek of ondernemingsplan dat je wilt schrijven. De stappen die je daarvoor kunt doorlopen:

  • Maak een outline voor je project met je doelen, intenties, vragen en overwegingen voor het project. Schrijf alles op wat er bij je opkomt.
  • Loop nu door je PARA-categorieën heen voor notities en Intermediate Packages die erbij passen. Bijvoorbeeld highlights uit een boek, relevante sites, podcasts waar je geregeld naar luistert en oude notities.
  • Zoek door je mappen met steekwoorden naar relevante notities waar je misschien overheen hebt gekeken.
  • Verplaats al deze notities en IP’s naar de map van je nieuwe project
  • Zet een kookwekker voor 20 minuten en ga door je notities heen en kijk of je daar al een inzicht uit kan halen en op papier kan zetten (bijvoorbeeld een plan, agenda, voorstel of tekening).
  • Maak een inhoudsopgave van de verzamelde notities en plan het project.

Deel een groot project als het publiceren van een boek in losse projecten op. ‘Het boek’ is niet een project, ‘Schrijven van het boek’ is een project. Net als ‘Promotie van het boek’.

Om het systeem te onderhouden, adviseert Forte een wekelijkse review in te plannen. Dit is vergelijkbaar met het framework uit Grip van Rick Pastoor.

Terugblik op het boek

Forte heeft niet alleen een boek geschreven over het bijhouden van notities, Building a Second Brain is net zo goed een aanmoediging om je bevindingen, ideeën en vragen te delen met een publiek. Het boek eindigt met een pleidooi voor zelf-expressie. Deel de conclusies uit je notities en maak het niet te groot voor jezelf:

Are you committed to producing more and better output with less frustration and stress? Focus on creating one Intermediate Packet at a time and looking for opportunities to share them in ever more bold ways.

Tiago Forte – Building a Second Brain

Het boek is voorlopig alleen nog in het Engels verkrijgbaar bij Bol.com (affiliate-linkje) en misschien bij je lokale boekhandel.

Abonneer je op de nieuwsbrief van Ernst-Jan. Ontvang net als 7.000 anderen nieuwe artikelen over intentioneel leven.